為下屬當(dāng)好助手——傳達(dá)思想，分配資源，然后讓開(kāi)道路
2012年2月25日，在周六培訓(xùn)會(huì)上，作為2011年度優(yōu)秀管理者，人力資源部主任戚哲芬與大家共同分享了本部門的管理亮點(diǎn)，重點(diǎn)闡述了富有部門特色的工作管理模式。
團(tuán)隊(duì)建設(shè)：點(diǎn)-線-面逐步推進(jìn)
戚主任自2009年8月進(jìn)入公司組建企業(yè)文化部，從單槍匹馬的單兵作戰(zhàn)，到逐步搭建團(tuán)隊(duì)，整合理順部門職能，形成清晰的工作脈絡(luò)，將企業(yè)文化載體的管理運(yùn)作全面鋪開(kāi)；與此同時(shí)，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)磨合，熔煉團(tuán)隊(duì)精神，全面滲透職業(yè)化的工作理念，形成頗具特色的團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力，足足用了一年的時(shí)間。而就在企業(yè)文化部人員招聘尚未到位，團(tuán)隊(duì)搭建尚未完成，工作職能剛剛鋪開(kāi)的次年3月份，又接手了人力資源部。
對(duì)于長(zhǎng)期從事企業(yè)文化建設(shè)工作的戚主任來(lái)說(shuō)，接手人力資源管理具有一定的挑戰(zhàn)性：一是自身經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏實(shí)戰(zhàn)運(yùn)作能力；二是當(dāng)時(shí)部門工作滿意度較差。但戚主任很快調(diào)整職業(yè)方向，明確工作思路，很快從單純的企業(yè)文化思維模式轉(zhuǎn)換到雙線思維——如果說(shuō)企業(yè)文化這個(gè)瓷器活兒很多時(shí)候需要來(lái)一點(diǎn)天馬行空式的思維和才氣的話，那人力資源的工作就必須時(shí)時(shí)刻刻腳踏實(shí)地。用她自己的話說(shuō)就是：文化是水流，制度是河床。要想讓文化這股水流有目標(biāo)、有方向，有規(guī)則、有秩序，有節(jié)奏、有實(shí)效，能真正積聚能量，發(fā)揮價(jià)值，那就得借勢(shì)于人力資源管理這個(gè)堤壩和河床，意為軟實(shí)力加硬功夫。
轉(zhuǎn)型之初，戚主任首先在部門內(nèi)部基礎(chǔ)管理的規(guī)范化上下了些功夫，以“事件驅(qū)動(dòng)”的思路，把一些稀里糊涂的遺留問(wèn)題，干一件理順一類，逐步建章立制，定制度建流程，明確職責(zé)和方向。同時(shí)整合團(tuán)隊(duì)，營(yíng)造勤學(xué)實(shí)干的氛圍，鼓勵(lì)大家動(dòng)腦筋想辦法精簡(jiǎn)流程，提升效率。在這個(gè)過(guò)程中，其本人對(duì)人力資源的基礎(chǔ)工作也逐漸有了全面了解，看清了部門工作的基本脈絡(luò)和特點(diǎn)，以及短板在哪里。
隨著2011年底企業(yè)文化、人力資源兩部門的整合，才真正將企業(yè)文化的軟實(shí)力和人力資源的硬抓手結(jié)合起來(lái)，真正把文化建設(shè)從文化宣貫轉(zhuǎn)向制度滲透，由軟建設(shè)向硬推進(jìn)邁進(jìn)的思路轉(zhuǎn)向?qū)崙?zhàn)踐行。至此，團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力增強(qiáng)了，人員配備也基本到位，雖然都是山寨版的非專業(yè)科班出身，但大家長(zhǎng)短搭配各有特點(diǎn)，并且士氣高漲，已形成了一個(gè)真正互補(bǔ)型的團(tuán)隊(duì)，這一個(gè)部門兩大板塊的工作也開(kāi)始由面的鋪開(kāi)向?qū)I(yè)化縱深前進(jìn)。
工作管理：簡(jiǎn)約三步曲
如同“做事先做人”一樣，想把部門工作做好，把團(tuán)隊(duì)真正帶出績(jī)效，管事莫若管人，這就是以人為本。而一個(gè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，就像一個(gè)樂(lè)隊(duì)的指揮一樣，建立什么樣的節(jié)奏和秩序，如何去奏樂(lè)？都需要一定的理念和方法。戚主任奉行自己獨(dú)到的“簡(jiǎn)約管理”理念，并且提出簡(jiǎn)約管理不是怎么省事怎么管，而是建立一種規(guī)則、秩序、流程、節(jié)奏和氛圍，讓大家在這種規(guī)范的機(jī)制下，自動(dòng)自發(fā)去工作。就像《管道的故事》一樣，可能一開(kāi)始自己挑水吃更省心，但還是要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，建管道。雖然建管道的過(guò)程有些漫長(zhǎng)、復(fù)雜，還會(huì)面臨很多技術(shù)性問(wèn)題，但管道一旦建成，就是“水到渠成一本萬(wàn)利”，也就是說(shuō)持續(xù)的管理效益就出現(xiàn)了。
那么這個(gè)管道是怎么建的呢？戚主任的“簡(jiǎn)約管理”分三步：任務(wù)程序化——清晰干什么；工作流程化——明確怎么干；反饋結(jié)構(gòu)化——知道干得怎么樣。通過(guò)科學(xué)的工作管理將工作減量提質(zhì)，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)完成工作的自動(dòng)化提升，形成良性的路徑依賴。
任務(wù)程序化，就是讓所有的人都明確自己每天、每周、每月、每年都干什么。第一，計(jì)劃管理讓工作信息透明、資源密集。建立日、周、月工作溝通機(jī)制，即時(shí)共享每個(gè)人的日、周、月工作計(jì)劃總結(jié)以及部門的日、周、月工作重點(diǎn)。通過(guò)RTX群、QQ群等簡(jiǎn)潔有效的溝通方式，節(jié)省了開(kāi)會(huì)、討論等時(shí)間成本，使大家不但清楚自己每天要干什么，自己的同伴都有哪些任務(wù)，應(yīng)該做什么樣的配合，而且對(duì)我們這個(gè)部門在這一天、一周、一月中最關(guān)鍵的任務(wù)是什么，人人都能心中有數(shù)，并主動(dòng)團(tuán)結(jié)協(xié)作配合。尤其是每周的工作點(diǎn)評(píng)和每月的工作提示更是清晰明確，直指重點(diǎn)。第二，早會(huì)管理明方向振士氣。每周一清晨部門員工輪流主持早會(huì)，“每周一歌”、匯報(bào)本周工作重點(diǎn)、自由分享三個(gè)板塊。第三，辦公室6S管理。定期隨機(jī)抽取三名檢查者，檢查辦公室工作環(huán)境、每個(gè)人的工作習(xí)慣，促使大家養(yǎng)成良好的工作素養(yǎng)，營(yíng)造自律有序的工作氛圍。
這一系列行之有效的管理方法建立起了富有部門特色的工作溝通機(jī)制、管理秩序，幾年如一日，用無(wú)形的手代替有形的手，降本增效，真正實(shí)現(xiàn)了工作信息公開(kāi)透明，資源交集共享，充分尊重到了員工對(duì)部門工作信息的知情權(quán)、對(duì)部門資源的調(diào)配權(quán)，使每個(gè)人對(duì)各自職責(zé)都充滿了使命感、責(zé)任感、方向感，從而自動(dòng)、自發(fā)承擔(dān)職責(zé)，完成任務(wù)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，從資源共享走向績(jī)效共好。
工作流程化，方向任務(wù)明確之后，還要讓大家知道工作怎么干，都有哪些程序和標(biāo)準(zhǔn)，哪些關(guān)鍵控制點(diǎn)。第一，建制度簡(jiǎn)流程。明確部門工作理念，建立部門工作制度，根據(jù)公司管理現(xiàn)狀，逐步理順并規(guī)范人力資源制度體系；將部門工作事務(wù)合并同類項(xiàng)，合理規(guī)劃時(shí)間分類處理，對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)建立標(biāo)準(zhǔn)化操作流程。第二，做事情施行3S控制法，即事前計(jì)劃、事中控制、事后總結(jié)。往往事前、事中環(huán)節(jié)，大家都能做得很好，但大都忽略事后總結(jié)。孰不知對(duì)于重點(diǎn)工作項(xiàng)目來(lái)說(shuō)一份好的事后總結(jié)，可以為下次同類事件校正方向，優(yōu)化質(zhì)量。關(guān)于事后總結(jié)，戚主任也給大家強(qiáng)調(diào)一個(gè)小方法，美其名曰“三段法”：概況歸納+不足分析+改進(jìn)建議。
反饋結(jié)構(gòu)化，讓大家對(duì)自己干過(guò)的每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)階段都“照鏡子”，看到成績(jī)分析不足，找到下一步改進(jìn)提升的方向。第一，月度考核結(jié)構(gòu)化要求。在人力資源部，每個(gè)員工都有一份針對(duì)本崗位的月度考核表，從工作績(jī)效、工作態(tài)度、行為規(guī)范三方面對(duì)本月績(jī)效進(jìn)行結(jié)構(gòu)化考核，并且使考評(píng)者和被考評(píng)者在表內(nèi)完成針對(duì)本月績(jī)效與評(píng)定的互動(dòng)溝通。第二，在周工作點(diǎn)評(píng)和月工作提示中，點(diǎn)評(píng)工作完成情況、提示下步工作重點(diǎn)，使大家時(shí)時(shí)處于清醒自知的狀態(tài)。第三，全方位激勵(lì)葆士氣。在每個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)、生活中，都滲透著整個(gè)團(tuán)隊(duì)的影子。大家“勝則舉杯相慶，危則拼力相救”，有項(xiàng)目一起干，有困難大家上，早已蔚然成風(fēng)。同時(shí)，針對(duì)員工階段性的工作狀況，還會(huì)不定期安排單獨(dú)的溝通交談，以時(shí)時(shí)保持飽滿的“在線”狀態(tài)。
行進(jìn)指南：看窗子，照鏡子
如果說(shuō)三步曲是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的行進(jìn)曲的話，那么“看窗子、照鏡子”則是我們的行進(jìn)指南。戚主任常說(shuō)：“透過(guò)鏡子看不足，越過(guò)窗子看成績(jī)。”意思就是，對(duì)照工作找不足的時(shí)候，要遵循鏡子原理，鏡子會(huì)幫你照到工作的很多盲區(qū)，每個(gè)人跟自己周圍的同伴都互為鏡子，要互相多觀照；而在總結(jié)工作業(yè)績(jī)的時(shí)候，要遵循窗子原則，因?yàn)樵竭^(guò)窗子看成績(jī)，會(huì)看到天外有天人外有人，幫助我們消除自滿，避免閉門造車的狹隘短淺。因此，在這樣的行進(jìn)曲中，整個(gè)團(tuán)隊(duì)邁入了良性的互動(dòng)階段：內(nèi)部輪崗，工作交融，一種“勤學(xué)、多問(wèn)、善思、力行”的氛圍已經(jīng)基本建立了起來(lái)。
杰克·韋爾奇把管理行為界定為：清楚地告訴人們?nèi)绾巫龅酶茫⑶夷軌蛎枥L出遠(yuǎn)景構(gòu)想來(lái)激發(fā)員工的努力，而不是陷入過(guò)度的管理之中。用他自己的話說(shuō)就是：“傳達(dá)思想，分配資源，然后讓開(kāi)道路。” 讓員工有更多的自由和更大的責(zé)任，這正是戚主任矢志所追求的管理境界。
（本報(bào)記者 王勤勤）